Conditions Générales

Application des présentes Conditions Générales

Définitions

Le VENDEUR est la société ProLibre Sàrl, désignée dans ce document par PROLIBRE.
Le MANDANT désigne l’acheteur signataire du contrat auquel s’appliquent ces conditions générales.

Application

Les clauses des conditions générales complètent les documents contractuels de l’affaire, devis, contrats, notes, lettres et courriers électroniques. Les mentions présentes dans ces documents prennent le pas sur les présentes conditions générales, c’est-à-dire qu’elles peuvent annuler ou modifier une ou plusieurs clauses des conditions générales. Le reste de la clause et les autres clauses restent cependant valables.

Commandes

Conclusion du contrat

Le MANDANT retourne une copie du devis à PROLIBRE, portant la mention manuscrite “bon pour exécution”, la date, la signature d’un représentant autorisé et le cachet de l’entreprise. La commande est acceptée par PROLIBRE à l’émission de la facture d’acompte. La commande est confirmée quand la somme d’acompte facturée est réglée. Ce règlement signifie l’approbation de tous les documents du contrat et des présentes conditions générales. Les prestations ne peuvent s’effectuer tant que la commande n’est pas confirmée.

Avenants

Toute modification du contrat fait l’objet d’un document contractuel modificateur complémentaire. Une modification peut entraîner une réévaluation du montant de la prestation.

Annulation

En cas d’annulation ou modification de la part du MANDANT, l’ensemble du montant de la commande reste dû, sauf accord de PROLIBRE pour ne pas facturer les tâches non commencées et/ou les dépenses non engagées.

Engagement de durée

Dans le cadre des contrats d’abonnement comportant un engagement de durée, le MANDANT peut se désengager avant la date de fin prévue au contrat, mais reste redevable de l’ensemble des sommes dues au titre des échéances qui restent à courir, sans être redevable d’une autre indemnité de résiliation.

Prix

Lieu d’intervention

Le lieu d’intervention est précisé dans le contrat. A défaut, le lieu d’intervention de PROLIBRE couvre la Suisse romande et la région Rhône-Alpes.

Frais de déplacement

Inclus sur le lieu d’intervention spécifié, sauf mention spécifique. Les frais de déplacements des sous-traitants ou co-traitants de PROLIBRE ne sont pas visés par la présente clause et sont facturés au MANDANT avec copie des justificatifs.

Facturation

Pour les réalisations au forfait et les services effectués à la demande, la facturation du solde est effectuée à la livraison de chaque lot. Les contrats d’engagement forfaitaire pour un nombre d’heures sont payables à la souscription du contrat. Les contrats d’abonnement font l’objet d’une facturation mensuelle ou trimestrielle. La mention « facturation selon avancement » indique une facturation périodique intermédiaire établie sur la base des prestations réalisées.

Paiement

Le paiement s’effectue à réception de la facture, par virement bancaire. L’acompte demandé lors de la commande des services et prestations est généralement de 30%, et de 50% quand il s’agit de prestations de formation. L’acompte est majoré quand il doit couvrir des frais engagés par PROLIBRE. Par exemple, en cas d’acquisition de matériel, l’acompte à la commande est de 100% du prix du matériel. L’acompte sur les contrats d’abonnements est d’une échéance d’avance à la signature du contrat.

Retard de paiement

Un retard ou défaut du MANDANT par rapport aux échéances de paiement convenues dans l’offre de service peut entraîner la suspension temporaire ou définitive de la mission. En outre, les factures non payées dans un délai de 30 jours après leur émission seront de plein droit et sans mise en demeure préalable majorées mensuellement de 1.5 % du montant total hors TVA, et ce, pour la première fois, 30 jours après la date de facturation.

Prix des fournisseurs

Sauf mention explicite, les évolutions des prix pratiqués par les fournisseurs de PROLIBRE, à la hausse ou à la baisse sont directement répercutées sur la facture remise au MANDANT si elles dépassent 3%, en prenant en compte la date d’achat effectif par PROLIBRE. Ceci s’applique de plein droit aux matériels et aux prestations de service achetés et revendus par PROLIBRE au MANDANT.

Fluctuations monétaires

Dans le cas de produits ou prestations indexées sur une devise, toute variation à la défaveur de PROLIBRE de plus de 2% du cours de la devise d’achat défini le jour de l’offre pourra être répercutée le jour de la facturation.

Evolution technique

En cas de forte variation de l’ampleur des tâches demandées durant l’exécution de la mission, PROLIBRE se réserve le droit d’émettre une nouvelle offre complémentaire et/ou de demander une modification du budget indiqué dans l’offre de service initiale.

Garanties et assurances

Garantie

Les résultats obtenus à la suite des activités de conseil, de formation et de service de PROLIBRE ne donnent pas lieu à garantie d’adéquation, de performance ni de qualité. PROLIBRE transfère au MANDANT les contrats de garantie des constructeurs et fournisseurs de produits (matériels ou autres). La licence G.P.L. ou dérivée des logiciels utilisés par PROLIBRE précise explicitement qu’ils ne font l’objet d’aucune garantie d’aucune sorte.
PROLIBRE garantit le bon fonctionnement des développements particuliers fournis et s’engage à procéder gratuitement, pendant 3 mois à partir de la date de livraison du serveur, à toute correction dont la cause lui serait directement imputable. Si souhaité par le client, un Contrat de maintenance sera établi conformément à l’offre de service pour toutes les prestations et modifications supplémentaires.

Support

Dans le cadre d’un contrat de support, d’assistance et de mise à jour de logiciel, PROLIBRE peut s’engager à mettre en œuvre des ressources et des moyens pour porter assistance en cas de dysfonctionnement des éléments intégrés dans la solution, que ceux-ci fassent ou non l’objet d’une garantie.

Assurance et responsabilité

L’intervention de PROLIBRE et de ses sous-traitants ou co-traitants sur les matériels, logiciels et données du MANDANT s’effectue sous la surveillance permanente et la responsabilité de ce dernier. Sauf mention explicite au contrat, PROLIBRE n’assure pas les matériels et données du MANDANT pendant la durée des travaux, ni les conséquences immédiates ou différées d’une erreur ou mauvaise utilisation. PROLIBRE ne saurait au surplus, voir sa responsabilité engagée à quelque titre que ce soit, sauf violation de sa part d’une obligation légale ou contractuelle.
En cas de dommages directs ou indirects subis par le MANDANT, tels que perte de gain, perte de clientèle, perte de données, accès non autorisé, défaillance des systèmes, des mises à jour, la responsabilité de PROLIBRE ne pourrait être engagée qu’à hauteur du montant du contrat annuel du MANDANT. Ce dernier peut également souscrire une assurance adaptée aux risques informatiques.

Confidentialité

Les membres de PROLIBRE ayant participé aux projets liés au mandat sont tenus de respecter le caractère confidentiel de ce dernier et s’engagent à ne publier ni communiquer à de tierces personnes, tant physiques que morales, les renseignements et documents recueillis durant leurs travaux. Cette interdiction est limitée à un délai de deux ans à compter de la fin du mandat.
Toutefois, il est entendu qu’une information cesse d’être confidentielle dès l’instant où cette information :

  1. est déjà en possession de la partie réceptrice ;
  2. est ou devient accessible au public ;
  3. est obtenue de tiers sans clause de confidentialité.

Droit applicable et For

L’exécution des interventions est soumise aux dispositions du contrat de mandat telles que définies dans les articles 394ss du Code des Obligations.
Seul le droit suisse est applicable à la présente convention. En cas de litige survenant au sujet de la compréhension, de l’interprétation ou de l’exécution du présent Contrat, les parties s’efforceront de le(s) résoudre à l’amiable.
Faute de règlement à l’amiable d’un litige éventuel, dans un délai de 3 mois à compter de sa notification à l’autre par l’une des deux parties, le litige est soumis aux Tribunaux genevois, sous réserve d’un éventuel recours au Tribunal Fédéral.

Cadre général de réalisation des projets informatiques

Définition

Un projet informatique est mené conjointement par le MANDANT d’une part et PROLIBRE et ses partenaires et fournisseurs d’autre part. Il comporte plusieurs étapes et combine habituellement des services et des fournitures. Un projet complexe peut également nécessiter l’intervention de prestataires tiers apportant une expertise complémentaire au projet.

Mission

Le travail sera effectué pour principal dans les locaux de PROLIBRE.

Contact Client

Le MANDANT désigne un représentant, appelé chef de projet client, qui participe aux prises de décisions et s’assure que les obligations propres au MANDANT sont respectées.

Responsabilité du Client

Le MANDANT veillera à fournir tous les éléments et informations nécessaires à la mission de PROLIBRE dans les meilleurs délais.

Support à l’exploitation

PROLIBRE propose une assistance technique au cours de la période d’exploitation de la solution. PROLIBRE assure le service correspondant à l’expertise de premier niveau et implique des prestataires spécialisés pour obtenir les supports de second et troisième niveaux, jusqu’à l’éditeur ou l’auteur original du produit quand c’est nécessaire. Sauf mention explicite, PROLIBRE ne s’engage pas sur le niveau de performance de la solution en exploitation ni son niveau de sécurité et de disponibilité ou son adéquation.

Service à la demande

Les autres activités de service sont des activités de conseil, d’assistance et de réalisation effectuées à la demande pour le compte du MANDANT et dont la description est faite au cas par cas dans le document de devis/proposition ou dans une annexe jointe.

Aléas des projets

Les projets informatiques complexes nécessitent des réalisations dont la difficulté et l’étendue sont souvent difficiles à évaluer en début de projet. PROLIBRE s’oblige à informer le MANDANT des éléments qui fondent les estimations initiales et les budgets, et à actualiser cette information quand un élément nouveau survient. Le MANDANT, en contrepartie, demande à PROLIBRE les informations qui lui sont nécessaires pour décider de la poursuite normale des activités et peut prendre l’initiative de demander à PROLIBRE d’adapter les plans de réalisation au nouveau contexte.

Contrat de mandat

Le contrat est soumis au droit suisse, plus particulièrement aux règles applicables aux contrats de mandat, conformément aux articles 394 à 406 du Code suisse des Obligations. Si les travaux sollicités nécessitent des heures supplémentaires, celles-ci sont considérées comme acceptées tacitement par le MANDANT et sont facturées aux mêmes conditions.
Le mandat peut être résilié en tout temps, par lettre recommandée, en respectant un préavis de 60 jours (le cachet de la poste faisant foi). Le montant des honoraires correspondant aux travaux sollicités par le MANDANT jusqu’au terme du mandat demeure intégralement dû.

Conditions de paiement

PROLIBRE facture 30% du montant total à la signature du présent contrat. 30% du montant total sera facturé à la moitié du total des heures. Le reste sera facturé à la fin de ce mandat.

Hébergement

PROLIBRE assure la mise à disposition de services distants sur ses serveurs. PROLIBRE assure une assistance sur ses serveurs durant les heures et les jours ouvrés. En cas de panne, PROLIBRE s’engage à remonter les services dans les meilleurs délais – au plus 2 jours ouvrés. Si une disponibilité plus importante est nécessaire il faudra contracter un abonnement auprès d’un fournisseur spécialisé qui assure du 24/24h 7/7j et une reprise d’activité à définir.

Durée

Le contrat d’hébergement chez PROLIBRE est, sans mention contraire, au minimum de 3 mois.

Résiliation

Le MANDANT peut résilier, sans mention contraire, son abonnement avant la fin du mois avant la fin du trimestre facturable.

Arrêt pour maintenance

Les systèmes mis à disposition par PROLIBRE peuvent interrompre leur fonctionnement sans préavis du samedi soir minuit au dimanche soir minuit pour toute opération de maintenance.

Réparation des serveurs hébergés

Dans le cas de serveurs hébergés les conditions de l’hébergeur priment. En cas de panne, l’hébergeur peut considérer qu’un serveur est trop endommagé et décide alors de procéder à l’échange complet par un serveur vierge de données et de programmes. Dans ce cas extrême, PROLIBRE peut donc avoir à reconstruire l’ensemble de l’environnement logiciel du nouveau serveur, depuis l’installation du système de base spécialisé jusqu’à la mise en ligne d’un nouvel espace sur lequel les données du MANDANT peuvent être restaurées. PROLIBRE s’engage à réaliser ces travaux dans les meilleurs délais, dans la limite de quatre jours ouvrés. Le MANDANT veillera à ce que l’offre qu’il choisit comporte les espaces nécessaires à la sauvegarde périodique de ses données ou bien prévoira d’effectuer lui-même des copies des données quand cela est possible. Éventuellement le MANDANT s’intéressera également aux offres qui permettent de dupliquer préventivement son environnement vers un deuxième serveur et de minimiser le temps d’indisponibilité des applications.

Réparation des serveurs locaux

Le matériel mis à disposition par PROLIBRE dans les locaux du MANDANT est remplacé dans les meilleurs délais en cas de panne, par un matériel compatible disponible. Dans tous les cas c’est la garantie du fabricant qui s’applique. Dans tous les cas PROLIBRE intervient dans la limite du contrat de maintenance ou de support.

Responsabilité

PROLIBRE est responsable du bon fonctionnement du serveur, à l’exception d’un cas de force majeure résultant d’une défaillance matérielle ou d’événements extérieurs exceptionnels, de piratage, ou de tierces parties. PROLIBRE ne saurait au surplus, voir sa responsabilité engagée à quelque titre que ce soit, sauf violation de sa part d’une obligation légale ou contractuelle. En cas de dommages directs ou indirects subis par le MANDANT, tels que perte de gain, perte de clientèle, perte de données, accès non autorisé, défaillance des systèmes, des mises à jour, la responsabilité de PROLIBRE ne pourrait être engagée qu’à hauteur du montant du contrat annuel du MANDAT. Ce dernier peut également souscrire une assurance adaptée aux risques informatiques.

Clauses particulières aux contrats de maintenance et de support

Mises à jour

Les services et les librairies qui sont exposés à Internet sont mis à jour aussi tôt que possible. Le MANDANT sera informé avant et après la mise à jour dans tous les cas par e-mail. Les services et les librairies qui ne sont pas exposés à Internet devront attendre jusqu’à ce que nous ayons testé et validé la mise à jour et qu’une période de maintenance ait été programmée avec le MANDANT. Nous pouvons faire des exceptions à la règle d’un commun accord avec le client.

Délai d’intervention

Le service technique de PROLIBRE effectue les travaux d’assistance entre 8h00-12h00 et 14h00-17h00 les jours ouvrables du lundi au vendredi. Des interventions peuvent être organisées en dehors de ces heures moyennant majoration:
Entre 6h- 8h ou 17h-20h : majoration de 25% du tarif en vigueur
Entre 20h – 24h : majoration de 50% du tarif en vigueur
Entre 0h – 6h, week-end et jour férié : majoration de 100% du tarif en vigueur.

Conditions de paiement

PROLIBRE facture au MANDANT la maintenance ou le support à l’avance pour une période minimale d’une année. Les factures sont payables net à 30 jours à compter de leur date d’émission. Les factures sont émises trimestriellement ou annuellement.

Entrée en vigueur

Le contrat entre en vigueur dès l’acquittement de la prime initiale. La date postale ou bancaire faisant foi.

Durée du contrat

Les parties contractantes s’engagent réciproquement pour une durée illimitée mais au minimum pour une période d’un an. A l’expiration de la période initiale, le Contrat se renouvelle automatiquement pour les périodes de 12 mois et peut être résilié par chacune des parties pour la fin de la période contractuelle en cours moyennant un préavis écrit de 90 jours.

Modification du contrat

PROLIBRE peut procéder en tout temps à la modification des descriptifs de l’assistance y compris les présentes conditions générales moyennant un préavis de 90 jours. Le MANDANT qui refuse ces modifications est en droit par écrit de renoncer à l’assistance concernée, ou de résilier l’assistance s’il s’agit d’une modification des conditions générales, pour la date à laquelle les nouvelles conditions entrent en vigueur.

Obligations du MANDANT

Le MANDANT s’engage à fournir des informations correspondant à la réalité, à ne pas dissimuler des informations importantes et à communiquer à PROLIBRE tout changement pouvant survenir dans le cadre de son mandat. Le MANDANT s’engage à ne pas tenter des manipulations sur le matériel ou les configurations sous contrat sans en avoir explicitement informé PROLIBRE. En cas de manquement, la responsabilité de PROLIBRE ne saurait être engagée à quelque titre que ce soit.

Dispositions particulières

PROLIBRE ne peut répondre des inconvénients qui découlent d’un manque de connaissances de la configuration ou de l’utilisation de la machine de la part du MANDANT ou d’un tiers, d’un cas de force majeure, d’événements extérieurs ou de piratage, virus. PROLIBRE s’engage à fournir un service adapté au type de maintenance contracté par le MANDANT et à mettre tout en oeuvre, au mieux de ses connaissances techniques dans le domaine, pour satisfaire les clauses. PROLIBRE ne saurait au surplus, voir sa responsabilité engagée à quelque titre que ce soit, sauf violation de sa part d’une obligation légale ou contractuelle.
PROLIBRE facture toute assistance sortant du cadre des dispositions prévues dans chaque type de maintenance.

Clauses particulières aux projets de solutions d’entreprise OpenERP

Les projets OpenERP se déroulent habituellement en quatre phases qui sont l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), la maîtrise d’œuvre (MOE) en cours de réalisation, la formation des utilisateurs et intervenants techniques, l’assistance à l’exploitation. Il faut veiller particulièrement à l’organisation initiale du projet. Les dispositions ci-dessous sont destinées à assurer le succès des premières étapes du projet.

Pilote fonctionnel

PROLIBRE met à disposition du MANDANT, pendant la durée de la phase d’études initiale, sur site ou par internet, un ordinateur de travail sur lequel le logiciel brut a été installé et paramétré avec un jeu minimal de données de démonstration.

Validation de faisabilité et confirmation des engagements forfaitaires

A moins que des engagements forfaitaires aient été pris en début de projet, c’est à l’issue de cette phase d’études initiale, que PROLIBRE peut établir une proposition détaillée, technique et financière, pour la réalisation des phases suivantes : étude et réalisation, formation et support à l’exploitation.
A l’issue de cette phase les deux parties peuvent convenir d’arrêter le projet. Le montant de l’acompte versé ou le montant de la phase de validation de faisabilité reste dû.

Engagements complémentaires de PROLIBRE

Fournir les services, logiciels et matériels commandés et en assurer l’interopérabilité.
Documenter les pré-requis matériels et logiciels des produits retenus pour le projet et spécifier les besoins de logistique des services d’installation, assistance et formation.
Coordonner les intervenants extérieurs en particulier développeurs et éditeurs qui contribuent dans le cadre des engagements globaux de PROLIBRE type “Maîtrise d’œuvre”.
Mettre à disposition du MANDANT l’ensemble des données techniques disponibles et utiles à l’installation, l’utilisation et l’évolution autonomes du système et transférer ces compétences au prestataire choisi par le MANDANT.
Délivrer des services de qualité en relation avec les produits vendus, comprenant l’installation des logiciels, l’assistance technique sur site et à distance ainsi que le transfert de compétence au MANDANT.
S’assurer des compétences professionnelles des intervenants PROLIBRE ou tiers, diplômes professionnels, expérience et références.
Respecter les instructions du MANDANT pour toute intervention sur ses matériels et données.

Engagements complémentaires du MANDANT

Précisés dans les documents de devis/proposition ou lors de la réunion d’enclenchement des travaux, ils comportent habituellement les exigences suivantes :
Établir un planning de mise en route des systèmes, en faire le suivi et la mise à jour.
Mobiliser les ressources internes adéquates lors des services d’installation, d’assistance et de formation et assurer la logistique des séances de travail et de formation.
Respecter les pré-requis d’installation des logiciels.
Sauvegarder les données et mettre en sécurité tout matériel sur lequel PROLIBRE, ses partenaires sous-traitants et co-traitants, pourraient être amenés à intervenir.

Conditions Générales – version PDF


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